جاء ذلك خلال اجتماع عقده اليوم بمكتبه فى حضور أحمد سرور وكيل وزارة الشباب والرياضة وثروت عبدالعزيز وكيل مديرية التعليم ومدراء ووكلاء الإدارات التعليمية السبع بالمحافظة، حيث تم مناقشة الاستعدادات اللازمة لاستقبال القافلة، وتم الاتفاق على إرسال جدول المحاضرات للإدارات الثلاثاء القادم
والتى توضح أن المحاضرات تبدأ من التاسعة صباحًا حتى السادسة مساءً فى وقت واحد وأماكنها كالتالى:
محاضرات المرحلة الابتدائية بقاعة مدرسة سان مارك الخاصة، والمرحلة الإعدادية بقاعة مديرية التربية والتعليم، مع تجهيز قاعة مدرسة الصناعات الميكانيكية احتياطياً، أما محاضرات طلاب المرحلة الثانوية بالصالة المغطاة وقاعتى المناسبات بالاستاد.
وتم الاتفاق خلال الاجتماع على قيام مديرى الإدارات التعليمية بتكليف مديرى المدارس بالمراحل المختلفة اصطحاب الطلاب والطالبات بأتوبيسات من المدرسة إلى أماكن المحاضرات، بالإضافة إلى تواجد مديرى ووكلاء الإدارات داخل قاعات المحاضرات لتذليل أى عقبات طارئة.
