أصدرت إدارة الامتحانات بقطاع المعاهد الأزهرية تنبيها بشأن امتحانات الثانوية الأزهرية للعام الدراسى 2021- 2022 لشيوخ المعاهد الثانوية، وعلى المختصين بشئون الطلاب بها "كاتب المعهد"، بضرورة تجميع صورة شخصية حديثة لكل طالب من طلاب الشهادة الثانوية مقاس 4 × 6 مطبوع أسفلها اسم الطالب من واقع شهادة الميلاد بمعرفة ستوديو التصوير، ويقوم مختص شئون الطلاب بالتأكد من شخصية الطالب، ثم يوقع على الصورة مع ختمها بخاتم المعهد (من الخلف).
ويتعاون مختص شئون الطلاب مع رائد التحول الرقمى لرفع صورة الطالب على نظام إدارة شئون طلاب المعاهد الأزهرية على الرابط التالي : azhar.gov.eg ، وذلك بعد التأكد من أن الصورة هي صورة الطالب المدون بياناته على الصفحة ويتحملوا جميعا المسئولية القانونية حيال وجود خطأ.
وعلى شيخ المعهد أن يحتفظ بصور الطلاب الموقع عليها من كاتب المعهد والمعتمدة بخاتم المعهد في مظروف خاص بصورة سنوية للرجوع إليها عند الحاجة، وتطبق نفس الإجراءات على الطلاب المتقدمين للامتحان بنظام من الخارج، على أن يتم ذلك خلال شهر.
